Unternehmenssoftware in der Cloud lässt sich oft kostenlos austesten. Das vereinfacht die Evaluation eines passenden Angebots. Dieser Artikel führt Sie durch die ersten Schritte zu einem Angebot, das auf Ihr KMU zugeschnitten ist.
Honegger (Name erfunden) ist es als Geschäftsführer seiner Baufirma bewusst, dass sein Unternehmen nicht optimal arbeitet. Die fiktive Honegger AG hat 14 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Dazu gehören auch die fünf Monteure, die täglich mehrere Baustellen anfahren und ihre Aufträge erledigen. Neben den Berufswerkzeugen ist das Mobiltelefon das wichtigste Arbeitsinstrument der Monteure. Nach erfolgtem Einsatz rufen sie in der Zentrale an, um den Abschluss zu melden und nach dem nächsten Auftrag zu fragen. Ärgerlich bloss, wenn die Zentrale gerade besetzt ist. Dann müssen die Monteure warten und verlieren dabei wertvolle Arbeitszeit.
Inhaber Honegger hat sich deshalb bereits diverse Software-Lösungen für die Einsatzplanung angeschaut. Aber keine überzeugte ihn restlos. Und Ausprobieren ging nicht, ohne die Software zu kaufen und zu installieren.

Pflichtenheft ohne Garantie

Ein Informatikerkollege hat Honegger deshalb vorgeschlagen, ein Pflichtenheft für seine Anforderungen zu erstellen und ihn bei der Evaluation zu unterstützen. Der KMU-Inhaber befürchtet aber, dass trotz Pflichtenheft (das ihn etwa 10'000 Franken kosten würde) und sauber durchgeführter Evaluation die effektiven Schwachstellen der Software erst nach dem Kauf und der Installation festgestellt würden.
Vor einer solchen Ausgangslage stehen viele KMU, wenn es um Software-Lösungen für die folgenden Bereiche geht:

• Zeiterfassung
• Absenzenkontrolle
• Ressourcenplanung (Reservierung von Räumen)
• Jahresarbeitstage unter Berücksichtigung der Feiertage mit den zu leistenden Stunden pro Woche und oder Monat
• Spesenabrechnung mit Berücksichtigung der Mehrwertsteuersätze
• Pendenzen
• Sitzungsvorbereitungen; Sitzungsdurchführung, Sitzungserledigung
• Vertrieb: Produktekatalog und Produkteliste bei Kundenbesuchen

Ausprobieren der Cloud vereinfacht die Evaluation

Dieser aufwändige Weg ist aber nicht zwingend nötig. Denn für viele Anwendungsbereiche gibt es mittlerweile Mietlösungen in Form von cloudbasierter Software, auch von Schweizer Anbietern mit hiesigen Rechenzentren. Gelöst wird ein Abo, dessen Preis sich normalerweise nach der Anzahl Benutzer richtet.
Diese Mietanwendungen verfügen oft über einen Fragekatalog auf der Webseite oder lassen sich kostenlos über einen beschränkten Zeitraum hinweg testen. Oder es besteht immerhin die Möglichkeit, das Abo nach dem Testzeitraum wieder zu kündigen.
Emil Honegger weiss, welche Anforderungen die Software erfüllen muss. Das kann er in wenigen Sätzen festhalten:

1. Meine Monteure müssen jederzeit wissen, auf welcher Baustelle sie was zu erledigen haben, ohne dass sie die Zentrale anrufen müssen.
2. Wenn sich der Auftrag ändert, soll der Monteur darüber informiert werden, ohne dass er die Arbeit unterbrechen muss.
3. Wenn der Monteur seine Arbeit abgeschlossen hat, kann der Kunde den Rapport digital visieren, idealerweise wie bei der Annahme eines Pakets von der Post.
4. Die im Rapport festgehaltene Arbeitszeit soll der Zentrale zur Verfügung stehen, ohne dass der Monteur sie noch separat eintragen muss.

Aufgrund dieser Bedürfnisliste studiert Honegger nun die Mietangebote. Findet er eine passende Applikation, beantwortet er die Fragen des Fragekatalogs auf der Webseite. Dadurch kann er abklären, ob seine Bedürfnisse abgedeckt sind.
Passt ihm ein Angebot, so kann er nun ein Test-Abo lösen und direkt in der Software ausprobieren, ob die Anforderungen wirklich erfüllt werden. Dieser Ansatz eignet sich auch, um noch offene Fragen zu klären. Honegger legt nun fest, welche Arbeiten er in die Tests einbeziehen möchte und testet die Miet-Anwendung in der realen Arbeitsumgebung der Honegger AG.

Beschaffung einer Cloud-Lösung

Der nächste Schritt ist nun, die Anwendung für den produktiven Einsatz im Arbeitsalltag zu mieten. Auch bei Cloud-Lösungen ist mit Einrichtungskosten oder zumindest einem gewissen Zeitaufwand zu rechnen, beispielsweise, um die benötigten Daten zu erfassen und die Mitarbeiter zu schulen. Der Aufwand fällt normalerweise aber wesentlich tiefer aus als bei einer gekauften Software. Zudem entfallen die Kosten für Wartung und Betrieb.
Mit diesem Vorgehen ist Firmenchef Honegger mit geringem Aufwand zu einer Lösung gekommen, die die Abläufe in seiner Baufirma vereinfacht und den Monteuren mehr Zeit für ihre eigentliche und verrechenbare Arbeit gibt.

Dieser Artikel wurde zuerst vom KMU-Magazin der Swisscom publiziert.

Auswahlfelder sind in Formularen sehr beliebt, weil sie es erlauben, den Benutzern bestimmte Werte vorzuschlagen oder die Eingabemöglichkeiten sinnvoll einzuschränken. In diesem Post möchte ich Euch zeigen, wie man eine solche Auswahlliste in Protogrid ganz einfach realisieren kann.

Wir starten mit der bestehenden Applikation "Dokumentenablage", welche bereits den einfachen Proto "Document" beinhaltet. Er definiert momentan ein Feld für den Dokumentnamen und die Möglichkeit Anhänge aufzunehmen. Die Schnellstart-Anleitung führt Sie Schritt für Schritt durch die Erstellung einer solchen Applikation. Neu wollen wir jedem Dokument eine Kategorie zuordnen können, wobei diese Kategorie jeweils aus einer Auswahlliste ausgewählt werden soll.

Neuen Proto für Kategorien erstellen

Als Erstes benötigen wir einen neuen Hilfsproto für die Kategorien (siehe Kapitel 8 in der Schnellstart-Anleitung für mehr Details): In der Übersicht "Protos" wird mittels „Erstellen“ ein neuer Proto erstellt, welcher den Namen „Category“ und den Pluralnamen „Categories“ erhält. Wir speichern den Proto ab und fügen dann die notwendigen Felder hinzu. Dafür erstellen wir im unteren Teil der Proto-Definition-Card im Abschnitt „Felder und Widgets“ ein neues Feld vom Typ „Textfeld-Definition“. In der sich nun öffnenden Card konfigurieren wir unser neues Textfeld. Wir wählen „Category Name“ als Beschriftung und „Enter the name of your Category here“ als Hilfetext. Da jede Kategorie einen Namen braucht, ist dieses Feld obligatorisch. Mittels „Speichern & Schliessen“ verlassen wir die Textfeld-Definition und werden automatisch zurück auf den Category-Proto geleitet.

Auswahlfeld erstellen

Nun können wir im bestehenden Proto "Document" unser Auswahlfeld einfügen. Dazu öffnen wir in der Übersicht „Protos“ den Proto "Document". Unter „Felder und Widgets“ fügen wir mit „Erstellen“ ein neues Feld hinzu. Dieses erhält den Typ „Relationenfeld-Definition“. Nun geben wir wieder Name und Hilfstext an, wir wählen „Category“ und „Enter the category of this document here“. Als „Andere Applikation“ wählen wir die aktuelle Applikation, in welcher wir uns befinden, da der zu verknüpfende Proto – nämlich unsere Kategorien – in dieser Applikation liegt. Unter „Verknüpfter Proto“ wählen wir „Proto:Category“, unseren eben erstellten Proto.
Mit „Speichern & Schliessen“ beenden wir die Erstellung von diesem Feld. Damit ist unsere Auswahlliste fertig.

Kategorien bestimmen

Bevor wir ein Dokument hochladen und mit einer Kategorie versehen können, müssen wir noch definieren, welche Kategorien überhaupt zur Auswahl stehen sollen. Dazu klicken wir im Hauptmenü auf den Eintrag „Categories“. Nach einem Klick auf „Erstellen“ öffnet sich eine neue Card, in welcher wir den Namen der Kategorie festlegen. Wir wählen zum Beispiel „Allgemein“, anschliessend "speichern und schliessen" wir die neue Card. Nun erstellen wir noch weitere Kategorien, um eine schöne Auswahl zu haben (zum Beispiel „Administration“, „Notfälle“, „Technik“, „Verkauf“).

Das neu erstellte Auswahlfeld testen

Wenn wir nun über den entsprechenden Menüeintrag die Ansicht aller "Documents" öffnen und mittels Klick auf "Erstellen" ein neues "Document" anlegen, sehen wir das neue Feld "Category". Wenn wir daruf klicken, erscheint eine Liste aller von uns gerade erstellen Kategorien. Dort können wir nun mittels Mausklick oder Type-ahead den gewünschten Wert auswählen.