In vielen KMU ist Excel das digitale Rückgrat der Administration. Doch ist es wirklich sinnvoll, Arbeitszeiten, Spesen, Ressourcen und dergleichen in der Tabellenkalkulation zu erfassen? Mit diesen Checklisten finden Sie heraus, ob eine Unternehmens-Software nicht vielleicht doch die bessere Wahl wäre.
Bei der Ankunft auf der Baustelle markiert Polier Ueli Honegger auf dem Smartphone seinen aktuellen Arbeitsort. Damit weiss die Zentrale, wo er sich gerade befindet. Mit einem weiteren Fingertipp auf den Smartphone-Bildschirm erhält er die aktualisierten Daten über den Status von geplanten Lieferungen und zur Verfügbarkeit von Mitarbeitern und Geräten. Falls notwendig, kann der Polier auch direkt eingreifen. Wenn Fragen oder unvorhergesehene Situationen auftreten, greift Ueli mühelos auf die aktuellen Baupläne zurück oder stimmt sich kurz mit dem Planer ab. Abgeschlossene Arbeiten dokumentiert er direkt mit der Handykamera. Wenn der Polier die Baustelle wechselt, ist die Zentrale automatisch über seinen neuen Standort informiert und kann eingreifen, wenn sich ein Verzug abzeichnen sollte. Das System dokumentiert zudem automatisch Uelis Arbeitszeit und ordnet diese direkt dem richtigen Auftraggeber zu. Auch wenn die Internetverbindung einmal nicht so stabil sein sollte, kann der Polier mit der App weiterarbeiten. Sie gleicht sich nämlich von alleine wieder mit dem Server ab, sobald der Empfang wieder besser wird. Während des ganzen Tages fotografiert Ueli laufend seine Spesenbelege. Auch diese Informationen stehen der Zentrale sofort zur Verfügung. Und dank Schrifterkennung wurde die Buchhaltung bereits vollautomatisch avisiert.

Die Realität heisst Excel

Für viele KMU ist ein solches Szenario Zukunftsmusik. Denn in vielen Betrieben gehört die Tabellenkalkulation Excel zum Grundgerüst der Administration und der Geschäftsführung. In der Office-Anwendung werden Daten zusammengetragen und geschickt zusammengestellt, um die Arbeit des Geschäftsführers, des Werkstattchefs, der Assistenten und des Sekretariats zu vereinfachen. Excel wird vielfältig eingesetzt, beispielsweise für:

• Zeiterfassung (pro Auftrag oder generell)
• Absenzenkontrolle
• Ressourcenplanung (Reservierung von Räumen)
• Jahresarbeitstage unter Berücksichtigung der Feiertage mit den zu leistenden Stunden pro Woche und oder Monat
• Spesenabrechnung mit Berücksichtigung der Mehrwertsteuersätze
• Pendenzen
• Sitzungsvorbereitungen; Sitzungsdurchführung, Sitzungserledigung (Worddokument mit Excel-Pendenzenliste)
• Vertrieb: Produktekatalog bei Kundenbesuche (auf Tablet)
• Projektführung mit Links zur Projektdokumentation in Worddokumente
• Produkteliste

Es gibt durchaus Gründe für den Einsatz von Excel. Denn die Tabellenkalkulation bietet einige Vorteile. Man kann in einer Tabelle alles zusammenzählen, filtern und formatieren. Jeder kann Excel bedienen, und es gibt viele Vorlagen, die sofort einsetzbar sind. Zudem ist es im Rahmen des Office-Pakets sowieso auf dem Computer installiert.

Wo die Grenzen von Excel in KMU liegen

Doch beim Einsatz als Administrationssoftware stösst die Tabellenkalkulation oftmals an ihre Grenzen. Das Jonglieren mit Tabellen und Dateien weist einige wesentliche Nachteile auf:

• Wenn mehrere Mitarbeiter dieselbe Tabelle benutzen, muss sie zentral abgelegt sein, sonst gibt es viele verschiedene Versionen. Dann ist unklar, welche die aktuelle ist.
• Die in Excel geführten Informationen müssen oftmals manuell in ein anderes System übertragen werden, beispielsweise zur Rechnungsstellung.
• Jeder, der auf die Excel-Dateien Zugriff hat, kann die Daten einsehen, ausser man richtet für jede Tabelle einen Zugriffschutz mit Passwort ein. Das ist vom Datenschutz und der Handhabung her wenig praxistauglich.
• Bilder oder Textdokumente lassen sich nur schwer sinnvoll in die Tabelle einbinden (zum Beispiel in einer Produkteliste).
• Die Daten werden nur beschränkt auf Plausibilität geprüft, ausser man richtet einen Prüfmechanismus in der Tabelle ein (zum Beispiel über eine Eingrenzung der Wertbereiche).

Am Gravierendsten sind aber die beschränkten Möglichkeiten, Berechtigungen für Excel-Tabellen zu vergeben. Zwar können einzelne Dateien mit einem Passwort versehen oder erst gar nicht für unautorisierte Personen zugänglich gemacht werden. Man kann aber die Einsicht in Teilaspekte der Daten nicht auf bestimmte Benutzer einschränken. Ein Beispiel dazu: Eine Person, die ihre Arbeitszeit selbstständig im Excel-Sheet erfassen soll, darf möglicherweise nur noch die Arbeitszeiten ihres Teams einsehen, nicht jedoch die Zeiten anderer Mitarbeiter oder gar deren Lohnabrechnungen. Diese liessen sich ja im derselben Excel-Tabelle kalkulieren. Solche Zugriffsmöglichkeiten lassen sich in Excel aber nicht einrichten.

Das Arbeitsleben erleichtern

Aufgrund dieser Grenzen von Excel beim Einsatz als Administrationssoftware stellt sich die berechtigte Frage: Warum immer nur Excel? Dabei wäre das (Arbeits-)Leben viel leichter, wäre eine passende Lösung für administrative und finanzielle Aufgaben im Einsatz, etwa für Auftragsbearbeitung und Buchhaltung. Die Suche nach geeigneter Administrationssoftware bedingt eine Evaluation, also eine Abklärung der eigenen Bedürfnisse. Der erste Schritt besteht darin, die richtigen Fragen zu stellen – und zu beantworten. Danach kann beurteilt werden, ob Excel wirklich die geeignete Lösung ist oder ob es sinnvollere Varianten gibt, die einen echten betrieblichen Vorteil bringen.

Anforderungskatalog für Business-Software

Als Inhaber oder Geschäftsführer eines KMU sollten Sie sich die folgenden Fragen stellen:

1. Welche Informationen müssen geführt werden? Es gibt verschiedene Arten von relevanten Daten, wie etwa:
   • Zwingende, aus rechtlichen Gründen zu führende Informationen (zum Beispiel Arbeitszeiten mit den jeweiligen Pausen).
   • Zwingende, für die Geschäftsabwicklung notwendige Informationen (Beispielsweise Auftrags-, Projekt- oder Produkteinformationen).
   • Informationen, welche dank verbesserter Klarheit Streit- und Störfälle vermeiden.
   • Informationen, die die Qualität der geleisteten Arbeit verbessern (zum Beispiel Messwerte zur Ermittlung der Qualitätsverbesserung).
2. Welche Erleichterungen in der Arbeit soll die Anwendung enthalten?
3. Müssen Bilder, Tabellen, Textdateien etc. integriert werden?
4. Wie müssen die Daten strukturiert werden?
5. Welche Erkenntnisse sollen aus den gespeicherten Daten gewonnen werden (Auswertungen, Grafiken, Prognosen)?
6. Sollen die Informationen an ein anderes System weitergeleitet werden?
7. Zugriffsrechte: Wer darf nur erfassen? Wer prüft die Informationen? Wer darf die Daten nur sehen, aber nicht bearbeiten? Oder etwas abstrakter: Wer nutzt die Information?
8. Können die Nutzer in unterschiedlichen Gruppen mit unterschiedlichen Rechten eingeteilt werden?
9. Wieviel bin ich bereit zu investieren?
10. Was ist das Minimum, das ich gerne haben möchte? Soll die Lösung später leicht und kostengünstig ausbaubar sein?

Unterschätzter Aufwand in Excel

Wenn es sich herausstellt, dass die Pflege der eingegebenen Informationen viel Zeit in Anspruch nimmt, immer wieder Fehler auftreten oder durch die Vermischung verschiedener Versionen sogar fehlerhafte Daten im Umlauf sind, sollte auf Excel verzichtet werden. Die internen Kosten von Prüfungen und Korrekturen werden wohl selten erfasst, sind aber oft erheblich. Deshalb sollte auf eine spezialisierte Software gewechselt werden, die Validierungen, Sicherheit und Effizienz in der Bearbeitung in den Vordergrund stellt. Auch die Mitarbeiter werden durch den Einsatz von solchen Anwendungen entlastet.

Standardprogramm oder individuelle Fachanwendung?

Mittlerweile gibt es für die meisten repetitiven Aufgaben zahlreiche Standardlösungen. Geläufige Beispiele sind Lohnabrechnung, Buchhaltung, Auftrag, Logistik, Verkauf oder Ressourcenplanung. Die obigen Fragen werden von diesen Produkten jeweils eindeutig beantwortet. Das bringt folgende Vorteile:

1. Der Aufwand für die Erarbeitung eines stimmigen Konzepts entfällt.
2. Die Gefahr, einen wesentlichen Gesichtspunkt zu vergessen, wird minimiert.
3. Kosten für Funktionalitäten von allgemeinem Nutzen verteilen sich auf alle Käufer der Lösung.

Der Einsatz einer Standardlösung ist dann sinnvoll, wenn die damit abgebildeten Prozesse branchenweit standardisiert sind, oder wenn man sich nicht detailliert mit der Ausgestaltung einer Wunschlösung beschäftigen möchte und die vorhandenen Anforderungen des Programms in etwa den Bedürfnissen entsprechen. Doch es gibt auch bei KMU Fälle, in denen eine individuell entwickelte Anwendung sinnvoller ist:

1. Wenn bei der Auswahl einer Standardlösung die eigenen Anforderungen schon sehr klar sind oder die bestehende Excel-Lösung schon recht ausgeklügelt ist, wird man Mühe haben, ein hinreichend passendes Produkt auf dem Markt zu finden.
2. Dies kann einerseits bedeuten, dass man Kompromisse eingehen muss. Erfahrungsgemäss muss dabei mit Widerstand seitens der Endanwender gerechnet werden – diese müssen nun immerhin über Jahre eingeschliffene Prozesse abrupt den Vorgaben der Software anpassen.
3. Es kann andererseits aber auch bedeuten, dass man die Standardlösung zurechtzubiegen versucht. Die Kosten hierfür sollten nicht unterschätzt werden. Insbesondere, weil Anpassungen an bestehender Software um Grössenordnungen aufwändiger sind als bei einer Neukonzeption.
4. Oft wird auch dem notwendigen Aufbau von Schnittstellen zu bestehenden Applikationen zu wenig Beachtung geschenkt.
5. Zu guter Letzt sollte bedacht werden, dass sich die beschränkte Flexibilität einer Standardlösung nicht nur bei der Einführung, sondern auch bei künftigem Wachstum oder Geschäftsfeldentwicklungen immer wieder zeigen wird.

Zusammenfassend kann man sagen, dass der Einsatz von Individualsoftware vor allem zur Abbildung der Kernaufgaben eines Unternehmens sinnvoll ist. Also in jenen Bereichen, die das Herz und Wesen einer Firma ausmachen und in denen man sich gegenüber der Konkurrenz explizit unterscheiden möchte. Vermehrt trifft man in letzter Zeit auf junge, aufstrebende Unternehmen, bei denen der Geschäftserfolg zu einem wesentlichen Teil auf einer konsequent und kontinuierlich verfeinerten Kernsoftware beruht. Genau das bedeutet Digitalisierung!

Fazit

Angesichts von sich häufenden Berichten über gescheiterte Informatikprojekte ist es gerade für KMU sinnvoll, den Entwicklungs-, Einführungs- und Wartungsaufwand mit modernen Werkzeugen schlank zu gestalten. Heutzutage lassen sich ausgehend von Excel-Tabellen innert weniger Tage simple, aber produktivitätssteigernde Fachanwendungen erstellen und danach laufend anhand von konkretisierten Bedürfnissen ausbauen. Man kriegt damit sozusagen den Fünfer und das Weggli: Die Flexibilität, Unabhängigkeit und die tiefen Kosten von Excel einerseits und die Vorteile von professionellen Softwarelösungen andererseits. Und wer weiss, vielleicht arbeiten Ihre Mitarbeiter schon bald so effizient wie der eingangs erwähnte Polier, der komplett digital unterwegs ist.

Dieser Artikel wurde zuerst vom KMU-Magazin der Swisscom publiziert.

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